أقسام الوصول السريع ( مربع البحث )

الإجراءات الخاصة بعملية الشراء

الإجراءات الخاصة بعملية الشراء

تقوم إدارة المخازن بإمساك كروت صنف لكل نوع من أنواع المخزون وعند وصول المخزون إلي حد إعادة الطلب يتم إعداد طلب الشراء يوضح به الكمية المطلوبة ومواصفاتها وسبب الطلب ويحرر طلب الشراء من ثلاث نسخ  ونسخة إلى إدارة المشتريات
نسخة إلى إدارة الاستلام ونسخة تحفظ في الإدارة وتأخذ رقم مسلسل

الدورة المستندية للمشتريات

1- تقوم إدارة المشتريات بالتحقق من جدية الطلب وعدم توافر الصنف في المخازن وتستوفي إدارة المشتريات إجراءات الشراء التي تسير عليها الشركة وتعد أمر الشراء من ستة نسخ:
  1. نسختين للمورد المعتمد
  2. نسخة: لقسم الاستلام كتصريح بالاستلام
  3. نسخة للإدارة المالية (حساب الموردين)
  4. نسخة للإدارة الطالبة
  5. نسخة:- تحفظ في إدارة المشتريات

2- يتم مطابقة طلب الشراء بأمر الشراء في كلاً من إدارتي المخازن والمشتريات.
3- عند ورود البضاعة المطلوبة يتم فحصها في قسم الإستلام وتحديد الكميات المستلمة (بالعدد ، الوزن، القياس)- وتقوم إدارة المشتريات بمطابقة طلب الشراء مع أمر الشراء مع محضر الاستلام مع الفاتورة الواردة مع البضاعة المستلمة.
4- تقوم إدارة الاستلام بإعداد تقرير الفحص والإستلام للبضاعة الواردة من ثلاث نسخ:
  • نسختين ترسل إلى إدارة المشتريات.
  • نسخة :- تحفظ في الإدارة.
5- تقوم إدارة المشتريات بإرسال نسخة من فاتورة المورد ونسخة من محضر الإستلام إلى الإدارة المالية قسم حسابات الدائنون ويقوم قسم حسابات الدائنون بمراجعة أمر الشراء مع محضر الاستلام مع الفاتورة قبل إعداد مستند الصرف.
6- تقوم إدارة المخازن بإعداد أذون إضافة البضائع من واقع محاضر الاستلام وجمع نماذج أوامر الشراء وأذون إضافة المخازن مسلسلة الأرقام

خطوات و إجراءات مراجعة المشتريات

  • تأكد من وجود فصل بين المسئوليات الوظيفية المتعارضة بين إدارة المخازن وإدارة المشتريات والإدارة المالية
  • إختر عينة من فواتير المشتريات من واقع دفتر المشتريات تمثل كل شهور السنة 
  • تأكد من وجود طلب شراء من إدارة المخازن عند الوصول لحد إعادة الطلب
  • إطلع على كروت الصنف الخاصة بالمخزون المطلوب شراؤه للتأكد من وصول الصنف لحد إعادة الطلب
  • طابق فاتورة المورد مع محضر الإستلام المعد بواسطة إدارة الإستلام
  • طابق محضر الإستلام مع إذون صرف المخازن
  • تحقق من أن فاتورة المورد بإسم الشركة
  • تحقق من ان الفاتورة تخص السنة المالية
  • تحقق من صحة إحتساب ضريبة الخصم من المنبع 
  • تحقق من صحة العمليات الحسابية
  • تحقق من صحة القيد المحاسبي
  • إختر عينة من فواتير المشتريات من واقع حسابات الموردين وقم بإجراء نفس الخطوات السابقة
  • تأكد من وجود رقابة على كل من نماذج أوامر الشراء وطلبات الشراء وراجع صحة الأرقام المسلسلة لعينة من هذه النماذج ومن أنه يتم الاحتفاظ بالنماذج التالفة بملفات خاصة
تعليقات